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Como ser mais produtivo: a importância da gestão do tempo no dia a dia



A maioria das pessoas já passou por momentos em que se está lotado de tarefas que parecem nunca acabar, ainda que algumas sejam concluídas. As horas passam, mas parece que a situação não melhora. Você até deseja que o dia tivesse mais que 24 horas para que pudesse resolver tudo. Mas será que isso adiantaria? E será que um dia desses é sinônimo de um dia produtivo?


Sabemos que duas horas podem ser o suficiente para terminar um relatório, mas pode ser pouco tempo para dar conta daquela lista de cálculo complicada. O que vai decidir é, entre outras coisas, o foco que se dá a cada atividade sendo realizada. Sabemos também que podem ocorrer dias em que precisamos dar conta das nossas atividades de rotina, das atrasadas e das inesperadas. E se isso tem acontecido com frequência, significa que você precisa fazer uma melhor Gestão do Tempo no seu dia a dia, porque, de acordo com a Gestão do Tempo, é possível organizar e planejar sua rotina, inclusive levando em consideração o inesperado.


“Gestão do Tempo, ou Gerenciamento do Tempo, é o processo de organizar e planejar como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina. Ela diz respeito à quantidade de tempo desprendido para executar cada tarefa do seu dia.” Em outras palavras significa que a gestão do tempo busca encontrar maneiras de trabalhar melhor em menos tempo. Saber qual trabalho deve ser feito mais cedo e o que pode ser feito um pouco mais tarde é o primeiro passo para trabalhar bem essa ferramenta. Ela requer uma mudança de foco que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados e pode ser separada em 3 regras de ouro:


· Gestão do Tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas;

· Gestão do Tempo está relacionado ao conhecimento de prioridades, obrigações e sua agenda;

· Gerenciar o Tempo gasto na vida profissional é beneficiar também todas as outras áreas da sua vida.


Para auxiliar no melhor entendimento dessa ferramenta e para aprender a botar tudo isso em prática aqui vão algumas dicas que podem te ajudar a organizar melhor seu dia a dia implementando a gestão do tempo.


1. Planeje seu dia com antecedência e identifique seus períodos de produtividade


Crie uma rotina diária na qual toda noite anterior a um dia de trabalho, ou até mesmo antes de o dia começar, você liste todas as coisas que você deseja e o que precisará fazer. Coloque as tarefas em ordem de prioridade. Dessa forma você já irá ter em mente o que fazer no dia, conseguindo um maior foco nas tarefas e desperdiçando menos tempo do seu dia.


Além disso, também é importante identificar os períodos de maior produtividade do seu dia. Não importa se é mais pela manhã, pela tarde, ou até mesmo na madrugada, identificar esse período é muito importante para a dica a seguir.


2. Comece pelas tarefas mais difíceis


Além de ordenar as tarefas por prioridade, procure posicionar as mais difíceis de serem realizadas no topo da sua lista. Também é importante conhecer a diferença entre o trabalho que é importante e urgente, que passa por identificar quais tarefas devem ser executadas dentro de um dia, as que devem ser feitas dentro de um mês e assim por diante. É indicado que você comece seu dia pelas tarefas mais difíceis, ou que deixe para fazer no seu momento de maior produtividade. Assim, fica muito mais fácil lidar com elas quando você ainda tem bastante disposição.

3. Seja realista


Quando estiver planejando tenha certeza de que elas são tangíveis e que são possíveis fazer no tempo que você tem. Caso contrário você só se estressa e fica frustrado. Conheça seus limites e o quanto você produz num determinado tempo. Todos sabem o quão prazeroso é saber que você fez tudo o que planejou para o dia.

4. Preveja o imprevisto e faça pausas


Ao fazer seu planejamento do dia, tenha em mente que o telefone vai tocar, alguém vai te chamar ou algo de inesperado vai acontecer, então se você agendar suas tarefas sem nenhum respiro entre elas, estará sempre atrasado. Por isso, é importante antecipar pequenos espaços para interrupções e, principalmente, fazer pausas para descansar e recarregar suas energias. Apenas nesses momentos sinta-se livre para utilizar o celular ou fazer qualquer outra atividade que não esteja relacionada ao trabalho. Dessa forma, quando você retornar, estará mentalmente apto a realizar suas tarefas de maneira focada e produtiva.


5. Prazo é inspiração


Caso esteja há dias numa tarefa que fica se prolongando sem sair do mesmo lugar te fazendo não suportar mais trabalhar nela, tente um método mais radical de inspiração: defina um prazo. Fazer uso dessa pressão saudável inibe distrações e pode te ajudar a sair do bloqueio que vem tendo ao tentar realizar essa tarefa. Lembre-se que a definição de prazos não vale apenas para esses casos de tarefas se prolongando. Essa prática pode te ajudar em todas as situações, basta saber o tempo que você precisa para a realização de uma tarefa específica e se esforçar para concluir os prazos estabelecidos.


6. Fuja da “Síndrome do Estudante”!


A síndrome do estudante é um fenômeno retratado pela primeira vez por Eliyahu M. Goldratt, no seu livro Critical Chain, que representa o fato de a maioria dos estudantes começar a se dedicar a certa tarefa quando estiver muito próxima do prazo final. Esse acúmulo de tarefas tem grande impacto negativo no rendimento e pode ser desmotivador para a maioria dos estudantes. O ideal, portanto, seria começar com bastante antecedência as tarefas mais complexas, e assim, elas teriam mais tempo para serem resolvidas e apresentaria melhores resultados.

7. Teste vários meios de se organizar


Cada pessoa gosta de se organizar do seu próprio jeito e só descobrimos o nosso testando os diversos meios existentes. Seja agenda física, Google Agenda, Trello, Evernote, Google Keep, Any.do, Pocket, Daylio, Pomodoro Timer, Google Tarefas, Remember the Milk, Habitica, Post-it ou até mesmo sua mão, alguma coisa vai (e tem que) funcionar para você.

Lembre-se de que cada indivíduo tem seu ritmo e devemos conhecer o nosso para que possamos nos adequar acerca dele. Isso não significa que você deve abrir mão de outras atividades que tomam seu tempo, como sair com os amigos e assistir séries de TV; a palavra-chave aqui é equilíbrio.


Agora que você sabe um pouco mais sobre a produtividade, basta aplicar essas dicas no seu dia a dia e na sua rotina de estudos que seu desempenho acadêmico irá melhorar e você sentirá toda a diferença no futuro! Obrigado pela leitura!

Escrito por Eduardo Springmann e Mickael Saadi

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