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GERENCIAMENTO DE PROJETOS: A IMPORT NCIA DA RESTRIÇÃO TRIPLA

Quando falamos em Gerenciamento de Projetos, muitas pessoas já pensam no Guia PMBOK. E você, o conhece?


O PMBOK é um guia elaborado pelo PMI (Project Management Institute), caracterizado por possuir um conjunto de conhecimentos sobre Gerenciamento de Projetos considerado como a base para os profissionais da área.


Um ponto importante a se conhecer dentro do Guia PMBOK, e que você encontra em diversos textos sobre o tema, é a abordagem chamada Restrição Tripla. Ela leva esse nome por visar balancear três demandas que são concorrentes e se influenciam mutuamente durante o seu projeto, sendo elas: o Escopo, o Custo e o Tempo.


Gestão do Escopo do Projeto


Antes de iniciar um novo projeto e colocar a “mão na massa”, precisamos elaborar o escopo do projeto.


O escopo é responsável por conter informações do trabalho que será realizado, assim como o resultado esperado com suas funções e peculiaridades bem definidas. Para iniciar a elaboração do escopo, é necessário que haja uma coleta de requisitos, processo que consiste em definir e documentar as necessidades das partes interessadas do projeto (patrocinadores, membros da equipe, usuários, entre outros) a fim de cumprir com os objetivos estabelecidos.


Após a etapa de coleta é possível, enfim, definir o escopo. Todavia, por ser um processo iterativo, é possível que o escopo seja detalhado de iteração a iteração. Mas, onde documentar informações importantes como estas?


A Declaração do Escopo do Projeto é um elemento fundamental para o projeto, onde será definido o escopo, possibilitando o entendimento das partes interessadas, guiando a equipe do projeto e promovendo uma base para quaisquer futuras decisões a serem tomadas. A declaração do escopo do projeto deve incluir ao menos:


  • Como será o produto ou serviço

  • Critérios que definem a qualidade da entrega

  • Quando será finalizada uma etapa

  • O que é esperado do projeto

  • As restrições do projeto


Para facilitar a gestão do escopo, o PMBOK aconselha a criação de uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS), possibilitando subdividir os entregáveis e trabalhos do projeto em elementos menores. Essa decomposição pode ser realizada de diferentes formas, sendo elas: por produto/entregável; por fase do projeto; por sistema/subsistema ou ainda mistas ou híbridas.


Com o escopo planejado, realiza-se a validação, a fim de garantir que os produtos atendam às expectativas e os critérios de aceitação definidos. Mas ainda não acabou! Por fim, é importante que haja um monitoramento do status do escopo ao longo do projeto, para evitar possíveis riscos futuros.

Gestão de Custos do Projeto

O segundo ponto da tríade são os custos associados à execução do planejamento do projeto. Engana-se quem acredita que lidar com os custos do projeto é apenas se preocupar em gastar a menor quantidade de dinheiro possível ou apenas o disponibilizado pelo patrocinador do projeto. Na verdade, o guia PMBOK mostra que no gerenciamento de projetos de custos devemos nos preocupar em estimar o quanto será necessário para executar o que foi pedido, planejar como gerenciar os custos, então determinar um orçamento, baseado em custos com atividades e recursos, e, finalmente, controlar o que é necessário baseado nas previsões e escopo do projeto. Muitas vezes é necessário aumentar o orçamento para entregar em um tempo menor, ou modificar requisitos na entrega baseados na quantia monetária disponibilizada pelos patrocinadores. Portanto, o papel do gerente de projetos aqui é a comunicação com os diversos grupos envolvidos para alinhar as expectativas de todos.

Gestão de Tempo do Projeto


O último ponto é o tempo, um fator decisivo em qualquer projeto, que precisa ser bem planejado e monitorado pelo gestor para evitar que aconteçam atrasos ou entregas mal feitas. Um modo de realizar esse controle, é combinar as atividades descritas na EAP com estratégias de estimativas como:


  • Estimativas Análogas: Se basear no tempo utilizado para atividades parecidas que você realizou em algum outro projeto.

  • Estimativas Paramétricas: Fazer uso de relações estatísticas, dados históricos e parâmetros do projeto.

  • Estimativas Ascendentes: Iniciar as estimativas pela menor atividade da EAP e ir subindo, assim, no final terá estimado o tempo total que o projeto irá durar.


Agora você já conhece um pouco sobre a restrição tripla, porém há um outro fator que impacta diretamente o seu projeto que não está inclusa nela, que é o controle dos acontecimentos ao longo da execução de todo o projeto e os riscos envolvidos em possíveis mudanças, que podem mexer no seu planejamento inicial.

Gestão de Riscos do Projeto

É uma das áreas de conhecimento do PMBOK, e engloba desafios que o projeto pode ter ao longo de sua execução, desde atrasos e aumento de orçamento, até acidentes laborais e falta de material. Gerenciamento de riscos envolve ações tomadas para minimizar possíveis impactos (positivos e negativos) que saem do escopo do projeto. Segundo o PMBOK, existem sete processos essenciais nessa área, que começa com o planejamento da gestão de risco, onde é definido, por exemplo, ferramentas que serão utilizadas para lidar com os problemas. Logo em seguida é feita a identificação dos riscos, onde é mapeado e registrado possíveis riscos, esses têm diversas naturezas, como tempo, clima e orçamento, mas um dos mais comuns é relacionado ao escopo, o Scope creep.

Você já ouviu falar do Scope Creep?


Ele é um fenômeno que ocorre quando o escopo do projeto passa por muitas mudanças em relação a sua proposta original, ganhando novas especificações que não haviam sido feitas no início, fazendo com que o escopo cresça em complexidade e tamanho. Essa perda do controle do escopo pode propiciar brechas para falhas e, consequentemente, arruinar o projeto.


Por último, ainda gerenciando riscos, é necessário uma análise qualitativa dos riscos, podendo assim priorizar os com mais probabilidade de ocorrência ou que trarão maior impacto. Em seguida a análise quantitativa, contabilizando possíveis atrasos ou impacto no orçamento, que ajuda na análise de prioridade. Então é hora de entender como planejar respostas, entender suas opções, e implementar as respostas, para minimizar os impactos e, por último, controlar os impactos ao longo da execução do projeto.

Dessa forma, o gerenciamento de riscos trata de identificar, planejar, analisar e lidar com possíveis incertezas e riscos que podem prejudicar o desempenho da tríade (escopo, custo e tempo). Esperamos que você tenha conseguido aprender um pouco mais sobre gestão de projetos e suas nuances!

Se ficou interessado no tema, confira nosso outro artigo sobre o assunto, neste link.

Beatriz Locatelli, Bruna Hoepers, João Paulo Almeida.


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