One on Ones - Como melhorar a comunicação dentro da sua organização

A comunicação é sempre importante, independente do âmbito em que ela se encontre. Empresas e organizações necessitam que a comunicação entre seus colaboradores seja constante, uma vez que, atualmente, não são apenas um grupo de pessoas buscando lucro, mas sim um organismo completo formado por diferentes componentes e que devem trabalhar de forma conjunta para o desempenho geral.

Para que uma organização funcione, todas as partes devem trabalhar de maneira harmônica, sejam as operacionais ou as relacionadas ao clima organizacional. Entender as necessidades, angústias e perspectivas dos colaboradores é parte fundamental de uma boa gestão. Analisando esse contexto, uma excelente maneira de desenvolver uma “sintonia” com os colaboradores parte, inicialmente, do diálogo, da compreensão e da importância dada aos diferentes membros desse grande organismo.

Mas afinal, como estabelecer essa comunicação?

Existem diversas maneiras! Hoje vamos falar de uma muito especial: as One on Ones. As reuniões One on one, ou 1:1, são uma ferramenta amplamente difundida dentro das empresas, entretanto, de modo informal. Elas são uma prática que tem se mostrado muito eficaz quando o assunto é incentivar os colaboradores a compartilhar suas ideias, perspectivas e opiniões ante a empresa.

Tratam-se de uma reunião com periodicidade definida de check-in entre o líder e um membro da equipe, tendo como propósito inserir cada colaborador no contexto geral da organização, evidenciar a importância de cada um e entender suas motivações. São conversas curtas, em que a discussão trata dos pontos positivos e negativos que identificam dentro da organização.

Além de contribuírem com o desenvolvimento da harmonia entre a organização, as reuniões 1:1 são uma excelente oportunidade para todo o time. Com elas, o gestor tem a possibilidade de:

● Alinhar as pessoas a cultura e estratégia da organização;

● Garantir o entendimento das responsabilidades de cada um;

● Engajar a equipe;

● Fortalecimento da ideia de time;

● Fortalecer a cultura de feedback dentro da organização, contribuindo com a evolução geral da equipe.

Já no caso dos colaboradores, as oportunidades se fazem importantes para:

● Compreensão da estratégia, como se adaptar a ela e contribuir ainda mais para alcançar os objetivos traçados;

● Entender mais sobre sua própria atuação, identificando os pontos de melhoria e os que devem ser mantidos;

● Ter um espaço para demonstrar os objetivos dentro da organização, como pretensões de carreira e perspectivas de futuro.

Por que fazer?

Segundo o blog Litehouse, apenas 15% dos colaboradores que não falam/encontram com o líder regularmente são engajados. Pouco, não é mesmo? Por outro lado, colaboradores que realizam 1:1 têm 67% menos chances de serem pouco colaborativos.

Além de fácil implementação e realização, as 1:1 consertam os problemas de moral baixa dos colaboradores rapidamente, auxiliam na promoção interna e promovem um feedback entre o gestor e o liderado de maneira mais constante.

“Ok, autores. Vocês me convenceram! Mas como fazer as 1:1?”

Antes de tudo, é importante avisar todos os colaboradores sobre a implementação dessa ferramenta na organização e conscientizar cada um deles sobre o funcionamento do método - e também que está tudo bem, afinal, conversar com a liderança pode parecer negativo!

As 1:1 acontecem entre um colaborador e seu líder direto e têm duração de 15 à 30 min. A seguir, descrevemos uma sugestão de estrutura de One on One, mas lembre-se que essa é apenas uma das maneiras de realizar a reunião.

Sugestão de estrutura

1. Quebra-gelo: conversar com seu líder pode parecer estranho e intimidador de início. Por isso, a primeira etapa dessa reunião é um quebra-gelo. Que tal falar um pouco sobre como seu colaborador está se sentindo, ou sobre como está sua família?

2. Objetivos profissionais e Progresso: Nesse momento, você pode deixar seu funcionário por dentro de como ele está trabalhando e o progresso dele. Caso vocês já tenham feito uma 1:1 antes, você pode trazer dados de como ele está evoluindo desde a reunião anterior. Lembre-se de reconhecer o bom trabalho dele e de apresentar situações que comprovem isso.

3. Feedback para o colaborador: Aqui, você pode apresentar os pontos positivos e a melhorar do seu colaborador. Como o One on One tem uma frequência definida e acontece em um curto intervalo de tempo, essa é a chance de você entregar os feedbacks perto do período em que as coisas estão acontecendo - sem ter que esperar o fim do ano para dizer alguma coisa.

Caso você queira se aprofundar mais em maneiras de entregar um bom feedback, leia O que não te disseram sobre Feedback, texto do nosso blog!

4. Feedback para o líder: É importante que seu colaborador também se sinta à vontade para dizer como você, como líder, pode o auxiliar em seu crescimento.

5. Oportunidades da organização e time: Abra espaço para que o seu colaborador converse sobre o que a empresa e seu time estão fazendo, como estão fazendo e onde podem melhorar.

6. Oferecer acompanhamento: Nesta etapa, você se coloca à disposição para acompanhar ou oferecer ajuda, caso necessário. Se você não puder ajudar diretamente, pode indicar alguém que o auxilie.

7. Encerramento: pergunte como as coisas estão indo acima de tudo e se existe alguma outra coisa que você pode fazer para auxiliar no sucesso do seu colaborador. Uma boa dica é terminar a reunião marcando a próxima, caso vocês não tenham um horário pré-definido.

Você pode checar uma série de perguntas que podem ser feitas em cada uma das etapas nesse artigo: One on One Meeting Questions Great Managers Ask Their Teams

Boas práticas!

Por fim, nada mais justo que deixar aqui uma série de boas práticas da hora de implementar o 1:1 na sua organização.

1. NÃO CANCELE O 1:1! A periodicidade é um fator crucial para o método, pois possibilita um feedback mais próximo e um contato constante entre o líder e o colaborador. Caso algo extraordinário aconteça, remarque a reunião assim que possível.

2. Seja flexível! Ainda que seja inteligente manter a estrutura da reunião, nem sempre ela se encaixa bem. Veja o que funciona para você e seu time.

3. Comece a reunião apresentando pontos positivos.

4. Acompanhe o seu colaborador de perto, anote os pontos que você considerar importante nos intervalos das reuniões e peça para que ele faça o mesmo com você.

5. Seja curioso e abra espaço para fala de seu liderado. É importante que ele se sinta livre para comentar sobre o que o faz bem, assim como o que o está incomodando.

6. Por fim, mas não menos importante, escute com atenção e busque agir em cima dos pontos citados na reunião. Isso faz com que o seu liderado se sinta acolhido e perceba a importância dos 1:1.

Muito obrigado por ler até aqui! Esperamos que você tenha gostado da leitura e que aplique as reuniões 1:1 na sua organização.

Por Ana Luiza Garcia e Leonardo José Silva