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Priorização de tarefas

Atualizado: 26 de Mar de 2018


O tempo, ou a falta dele, tornou-se um problema extremamente usual, não sendo incomum transferir a culpa da não realização de uma tarefa para a falta de horas no dia. Uma vez que o tempo passa igual para todos, por que há pessoas que conseguem fazer mais coisas no seu dia do que outras? A resposta está na priorização.


Uma priorização eficiente das tarefas cotidianas, aliada a um planejamento efetivo, é a chave do aproveitamento do tempo e é o que nos permite realizar o máximo de atividades sem nos sobrecarregarmos. Como ponto de partida, é fundamental entender a diferença entre importante e urgente. O primeiro se relaciona com a importância que a tarefa possui para o alcance de seus objetivos, enquanto o segundo está ligado com a existência de um prazo para a sua execução. O erro se encontra justamente quando a maior parte do tempo e da importância é alocada em atividades urgentes em detrimento da realização de tarefas importantes. Felizmente, existem maneiras simples e práticas de determinar qual o nível de prioridade de algo. Algumas delas são a matriz de priorização e a matriz de GUT.


Matriz de Eisenhower


A Matriz de Priorização é constituída basicamente de um eixo horizontal que representa a ordem de importância, sendo que quanto mais para direita mais importante é a tarefa, e um eixo vertical que deve indicar urgência, de modo que as atividades mais urgentes fiquem na parte superior do gráfico. Assim, o que é urgente e importante deve ser executado o quanto antes possível. Se a tarefa for importante, mas sem urgência, recomenda-se planejar, definir metas e cumpri-las de acordo com os prazos estabelecidos. Já caso a atividade seja urgente, mas não tenha importância para você, vale a pena delegar para outra pessoa. Dessa forma, a matriz ajuda a dar mais clareza para processos decisórios, tornando a organização de tarefas mais eficiente.


Matriz GUT


Outra ferramenta é a Matriz GUT, que utiliza os seguintes critérios: gravidade do problema, considerando o impacto da sua não resolução, tendência, que leva em conta o padrão de evolução da situação e urgência de resolução. Primeiro, deve-se listar todas as tarefas a serem feitas e a partir disso atribuir uma nota de 1 a 5 para cada quesito, sendo o nível 5 o mais crítico. Por fim, multiplica-se os três valores e o resultado obtido é o grau de prioridade de cada problema, tornando muito melhor a visualização do cenário de atividades em que se encontra.

A priorização de tarefas tem como principal intuito proporcionar um melhor aproveitamento do tempo, permitindo a definição de ações que contribuem para alcançar os seus objetivos. Entretanto, é fundamental que essa priorização de atividades esteja atrelada a um planejamento consciente e que leve em conta prazos e metas.


E nunca se esqueça, se você gastar muito tempo pensando sobre uma coisa, você nunca vai fazê-la. - Bruce Lee


Obrigado pela leitura. :)

Escrito por Augusto Hochleitner.

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